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«XRP |Gestión de Formación
Un caso de éxito en Key Plastics Portugal
En abril de 2012, Key Plastics Portugal, empresa perteneciente al grupo Key Plastics ha lanzado un concurso para una herramienta que garantice la gestión de toda la formación de dos fábricas que la compañía posee en Portugal, Leiria y Vendas Novas. La herramienta elegida fue XRP |Gestión de Formación, Formación de Escrita Digital.

El Grupo Key Plastics se dedica a la fabricación de componentes para el automóvil y cuenta con instalaciones ubicadas en América del Norte, Asia y Europa. En Europa, la producción se centra en la fabricación de frontales de comando de equipos eléctricos y piezas decorativas de interiores de automóviles. Key Plastics Portugal se destaca en la fabricación de las frontales de auto radios, aire acondicionado y, en general, de todos los controles electrónicos de la mayoría de los fabricantes de automóviles europeos, incluso los de gama alta.

El plan de especificaciones de Key Plastics era ambicioso, ya que es una empresa que cuenta con unos 700 empleados y provee componentes para algunas de las marcas de automóviles más prestigiosas del mundo, una industria, la del automóvil, conocida por tener de las normas más estrictas en cuanto a la calidad de los productos. Un fallo, a menudo imperceptible para el ojo desnudo, puede ser causa de rechazo de una gran cantidad de piezas y por lo tanto causar pérdidas considerables. La formación es, por lo tanto, uno de los pilares de la empresa, ya que sólo los empleados con cualificaciones adecuadas y debidamente capacitados pueden garantizar los niveles de calidad exigidos por los clientes.

Dado que cada producto es único, las necesidades de formación son constantes y es necesario capacitar a los empleados sobre los detalles del producto que va a desarrollar; por otro lado, ya que la tecnología está en constante evolución, es necesario actualizar los conocimientos de los empleados en las nuevas tecnologías, nueva maquinaria y nuevos procesos de producción. En este contexto tan específico, la herramienta de elección fue la XRP |Gestión de Formación, de Escrita Digital.

En mayo de 2012, la herramienta se instala entonces en Key Plastics Portugal, la formación se ha importado y se ha realizado la conexión con la herramienta que asegura la administración de los recursos humanos, con el fin de evitar la doble gestión de usuarios, lo que, en una empresa con cientos de empleados, no era, en absoluto, ni aceptable, ni viable.

En septiembre de ese año, XRP |Gestión de Formación se convirtió en la herramienta para la gestión de la formación de la empresa, garantizando tanto la administración como la gestión de las competencias. La herramienta fue bien aceptada, gestionando de forma eficaz todos los procesos y, no obstante la complejidad de los procesos de negocio, el hecho de que la empatía de la herramienta se ha cuidado de forma especial, las necesidades de formación han sido minimizadas y se convirtió el inicio de la producción en un hecho rápido y fácil.

Entre las muchas funciones que la herramienta contiene y que han traído beneficios reales a Key Plastics Portugal, podemos destacar dos: la integración con la gestión por habilidades y la gestión de múltiples planes de formación al mismo tiempo.

Uno de los principales temas que la herramienta de Escrita Digital tendría que solucionar está relacionado con las cualificaciones (término que, en Key Plastics Portugal, asume un significado muy similar al concepto de competencia) de los empleados: que cualificaciones detienen, que cualificaciones deben de adquirir y que formación es necesario para ello.

Este tema fue solucionado por la aplicación a través de la asociación de todos los cursos a cualificaciones y la asociación de cualificaciones a funciones. Al mismo tiempo, hemos definido, para todas las funciones cuales las cualificaciones obligatorias para que un empleado pueda desarrollar determinada función y, para cada cualificación, cuales los cursos obligatorios para que se acepte que un empleado detiene la cualificación. Esto implica no sólo la frecuencia del curso, sino también la aprobación. En paralelo se han creado motores de búsqueda e informes que permitan de inmediato obtener información sobre quién está calificado y quien es elegible y para qué. Véase la imagen 1:

El otro punto que Key Plastics Portugal quería resuelto con la XRP |Gestión de Formación está relacionado con la gestión de planes de formación. En esta fábrica, los planes de formación no se limitan al plan anual. Para cada nuevo producto, es necesario capacitar a los empleados, ya que los nuevos productos requieren nuevas funciones, que conllevan la necesidad de nuevas cualificaciones.

¿Cómo controlar esto, ya que estamos hablando de cientos de empleados y miles de actividades de capacitación? Para hacer frente a este repto, hemos desarrollado el concepto de planes de formación (y el mecanismo de intereses), para permitir el funcionamiento de forma simultánea de un número ilimitado de planes de formación, y se han creado mecanismos para evaluar su nivel de realización. Con esta característica, junto con un mecanismo de desarrollo de interés en cursos por pérdida de cualificación y un tableau de bord con indicación, por colores, del estado de los diferentes planes de formación, Key Plastics Portugal tiene ahora una manera fácil e intuitiva de saber cómo va la ejecución de los planes de formación y cuáles son los que necesitan de acciones más inmediatas.

Actualmente, y de forma resumida, la herramienta de XRP |Gestión de Formación permite:

La gestión de los procesos administrativos relacionados con la formación, es decir, la gestión de todas las actividades relacionadas con la formación, y en particular, las solicitaciones a los empleados y la gestión de toda la documentación (hojas de resumen, hojas de asistencia);
El conocimiento de los costes, sean directos o indirectos, y la gestión de presupuestos;
La evaluación de la formación, con la finalidad de saber cuál es el retorno de la inversión en formación y donde deben dirigirse los recursos;
La identificación de las necesidades de formación, simplemente mediante la comparación de las necesidades de cualificación, ya sea cara a las funciones que cada empleado desarrolla ya sea cara a satisfacer las necesidades de la empresa según los trabajos que tendrá que producir;
La gestión de las cualificaciones, lo que permite saber cuántos empleados hay, qué es lo que saben hacer, qué es lo que pueden hacer y qué es lo que necesitan aprender.

Sin embargo, el trabajo está lejos de estar finalizado. Si los procesos de negocio relacionados con la formación, hoy en día, están bien gestionados, fluidos y con buenos niveles de productividad mediante la aplicación de XRP |Gestión de Formación, nuevos retos se presentan.

Uno de ellos, el más inmediato, es organizar toda la información disponible en la aplicación para poder trabajarla y poder generar indicadores que permitan, a los responsables de la empresa, disponer de información precisa, fundamentada y fácilmente perceptible.

Otro, más ambicioso, pero que es un compromiso que adoptamos (con gusto, pues uno de nuestros argumentos en defensa de XRP |Gestión de la Formación), es eliminar el "papel" de forma permanente. Esto implica la creación de nuevas funciones en la aplicación, aceptadas por los alumnos y los instructores (y departamentos estatales), lo que permite desmaterializar las hojas de asistencia, hojas de resumen y otros documentos qué, en la mayoría de los casos, una vez rellenados, jamás son "vistos".»

Gil, Tomé (Septiembre, 2013) «Formação e gestão por competências: Fatores decisivos na mobilização dos colaboradores e no sucesso das organizações». In Pessoal, n.º 128 (pp. 30-31).